Les données à fournir, et sous quel format

La réponse courte

Pour commencer, votre numéro SIREN suffit. Pour déclarer, il faut ensuite quatre choses par produit vendu en France : ce que c’est, combien il pèse, de quoi il est fait avec son emballage, et combien vous en avez vendu par période. Vous les fournissez en fichier XLSX ou CSV, ou à partir des exports de votre boutique, de vos places de marché et de votre logiciel de gestion.

Chaque donnée se demande au moment où elle sert, avec son format et un exemple. Vous n’avez pas à tout réunir avant de commander.

Pourquoi ces données ?

Parce que chaque éco-organisme déclare dans sa propre unité : des unités de vente pour les uns, des grammes par matériau ou des tonnes pour les autres. La déclaration annuelle de responsabilité élargie du producteur (REP) se calcule produit par produit, à partir de son poids, de ses matériaux et des quantités mises sur le marché français.

Le calcul part toujours de l’unité que vous vendez ; la conversion se fait ensuite, selon les règles de l’éco-organisme choisi. Les unités du tableau résument nos relevés du 01/11/2026 sur les guides de déclaration publiés. L’expert applique le guide 2027 de votre éco-organisme dès sa parution et vous signale tout écart.

Le format simple : sept colonnes

Pour le choix des filières et pour le diagnostic, un fichier à sept colonnes suffit, une ligne par produit :

Exemple fictif, pour le format seulement. Ce fichier établit vos filières et estime vos volumes. Il ne suffit pas à une déclaration : il manque le détail des matériaux et des emballages, et les quantités par période. Le parcours le signale et demande le complément au moment de préparer la déclaration.

Le format complet : une feuille par sujet

Pour déclarer, le gabarit complet compte cinq feuilles. Chaque en-tête porte sa définition, son unité, un exemple et les filières qui l’exigent ; les valeurs fermées se choisissent dans une liste. Au 02/11/2026, l’expert vous envoie ce gabarit XLSX par e-mail quand la préparation de vos déclarations commence. Il sera téléchargeable sur cette page dès sa publication.

Une ligne par élément plutôt qu’une colonne par matériau : un produit peut avoir autant de composants et d’emballages qu’il en a réellement. Un carton de transport qui contient quatre produits s’écrit avec 0,25 dans la colonne « nombre par produit ».

Quels formats de fichier sont acceptés ?

• CSV, dans le parcours en ligne : encodé en UTF-8 ou Windows-1252, séparateur point-virgule ou virgule, détecté à la lecture ; 5 Mo au plus, au moins une ligne. Le gabarit CSV se télécharge à l’étape du catalogue.
• XLSX, pour le gabarit complet : vous le renvoyez par e-mail à l’expert. Au 02/11/2026, le parcours ne lit pas encore les fichiers XLSX ; il vous demande d’enregistrer la feuille en CSV.

Dans le parcours, les colonnes sont reconnues par leur en-tête. Sinon, vous indiquez à l’écran quelle colonne correspond à chaque donnée, et les lignes illisibles sont listées dans un rapport téléchargeable.

Les exports courants peuvent être déposés tels quels : produits et commandes de Shopify, rapports de Seller Central chez Amazon, articles et lignes de vente d’Odoo, rapport de colis de Sendcloud. Au 02/11/2026, c’est l’expert qui les lit et les remet au format du gabarit, sous 2 jours ouvrés ; aucune lecture automatique de ces exports n’est en service, et vous n’avez pas à les retravailler.

Au 01/11/2026, aucune connexion directe à une boutique, une place de marché ou un logiciel n'est en service : tout passe par fichier. Chaque connexion sera nommée sur cette page le jour où elle fonctionne.

Que se passe-t-il si une ligne est incomplète ?

Elle n’est pas rejetée : elle va en revue. Vous recevez la liste des lignes à compléter, avec la cause pour chacune, puis vous corrigez et redéposez le fichier. Pour le gabarit complet envoyé par e-mail, l’expert fait ces contrôles à la réception.

Comment compter les quantités vendues en France ?

Une quantité se compte en unités expédiées vers un territoire inclus, moins les retours déductibles, plus les cessions gratuites que la filière fait déclarer, moins les sorties justifiées. Les commandes annulées avant expédition ne comptent jamais.

• Export : une vente livrée hors de France n’est pas déclarée en France.
• Outre-mer : chaque éco-organisme dit quels départements et collectivités il inclut. Indiquez le territoire de livraison quand votre système le distingue.
• Retours : un produit retourné, remis en stock puis revendu, ne doit compter qu’une fois. Le traitement des autres retours suit la règle de l’éco-organisme, ou la décision de l’expert quand elle n’est pas écrite.
• Stock dans un entrepôt de place de marché : un envoi de stock vers l’entrepôt n’est pas une vente ; la vente au client en France l’est, quel que soit l’entrepôt d’expédition.
• Ventes déjà payées par une place de marché : sans identifiant unique (IDU) transmis, une place de marché peut avoir déclaré et payé pour vos ventes chez elle. Ces quantités sont affichées à part, et l’expert décide avec vous comment éviter un double paiement. Seule la facture de la plateforme prouve ce paiement.

Par défaut, une vente compte à sa date d’expédition, ou à sa date de facture quand votre logiciel ne connaît pas l’expédition. Quand le guide de déclaration de votre éco-organisme retient un autre fait générateur, l’expert l’applique et vous le dit sur l’écran de validation.

Et si une donnée manque ?

Le poids d’un emballage ou la composition d’un produit sont rarement dans un système. Nous cherchons la donnée dans cet ordre, du moins coûteux pour vous au plus solide :

1. Ce qui existe déjà dans vos fichiers ou vos rapports de place de marché.
2. La fiche technique de votre fournisseur, que vous déposez : l’assistant (IA) en extrait les valeurs, l’expert les valide en voyant la page d’origine.
3. Une demande à votre fournisseur : avec votre accord, l’expert lui écrit pour votre compte, puis le relance à 7 et 14 jours. Sans réponse à 21 jours, il revient vers vous avec une autre solution.
4. Une pesée d’un échantillon : vous photographiez l’affichage de la balance et nous envoyez la photo, qui sert de preuve.

L’assistant peut aussi estimer une valeur à partir de produits voisins. Cette estimation sert au diagnostic et à la simulation de coût ; elle n’est jamais déclarée.

Quelles données ne gardons-nous pas ?

Les exports de commandes contiennent souvent le nom et l’adresse de vos clients. Nous n’en gardons que le pays de livraison : le reste est retiré avant tout enregistrement. Sont conservés l’identifiant de commande, sa date, les références, les quantités et le pays ; jamais le nom, l’adresse, le code postal, l’e-mail ni le téléphone de l’acheteur.

Vos documents et vos données restent téléchargeables pendant la relation ; les documents signés et leurs preuves sont conservés dix ans après sa fin, les dossiers de déclaration cinq ans. Le détail est dans la politique de confidentialité.